Middle Project Manager N2+ (GST)

🔹 1. Tổng quan

Vị trí: Project Management Assistant (PMA) – Japanese Speaking

Level: Middle

Dự án: Large-scale program (multi-system, multi-vendor)

Báo cáo cho: Program Manager / Project Manager

Location: Quận 7/9

🔹 2. Mô tả công việc chính

📊 Program & Project Coordination

Hỗ trợ Program Manager trong việc quản lý các dự án thành phần trong chương trình lớn

Theo dõi tiến độ tổng thể (master schedule – Level 2/Level 3) của nhiều vendor

Tổng hợp và báo cáo tình trạng dự án (weekly/monthly report, steering committee report)

🤝 Vendor Management

Là đầu mối điều phối giữa nhiều vendor (offshore, onsite, third-party)

Theo dõi deliverables của từng vendor (scope, timeline, quality)

Kiểm soát overlap effort / duplicate tasks giữa các vendor

Hỗ trợ xử lý issue/risk liên vendor

Japanese Communication

Làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật (email, meeting, báo cáo)

Phiên dịch trong các cuộc họp khi cần (PM ↔ khách hàng ↔ vendor)

Soạn thảo tài liệu bằng tiếng Nhật (報告資料, 議事録, 説明資料)

Đảm bảo communication đúng chuẩn business Japanese

📝 Meeting Management & MoM

Ghi chép MoM (Minutes of Meeting / 議事録) trong các cuộc họp (daily, weekly, steering)

Tổng hợp đầy đủ:

Nội dung thảo luận (discussion points)

Quyết định (decisions)

Action items (担当者・期限付き)

Phát hành MoM kịp thời bằng tiếng Nhật sau cuộc họp

Theo dõi việc thực hiện action items từ MoM

Đảm bảo thông tin được align giữa các vendor và stakeholders

📋 Documentation & Governance

Chuẩn bị tài liệu quản lý:

Progress report

Risk/Issue log

Action/Decision log

Meeting minutes (MoM)

Kiểm soát tuân thủ quy trình (process, governance, quality gate)

⚠️ Risk & Issue Management

Theo dõi risk, issue xuyên suốt các dự án

Escalation các vấn đề quan trọng lên Program Manager

Đề xuất phương án mitigation

🔹 3. Yêu cầu (Requirements)

✅ Kinh nghiệm

2+ năm kinh nghiệm PMA / PMO / Project Coordinator

Có kinh nghiệm làm việc trong multi-vendor / large-scale program

Hiểu quy trình phát triển phần mềm (Waterfall/Agile)

Có kinh nghiệm làm offshore/onsite với khách hàng Nhật

✅ Kỹ năng

Strong coordination & multi-tasking

Kỹ năng quản lý tiến độ, theo dõi kế hoạch tốt

Kỹ năng ghi chép MoM rõ ràng, structured, actionable

Khả năng tổng hợp & báo cáo (logic, concise)

Kỹ năng giao tiếp & stakeholder management

✅ Ngoại ngữ

Tiếng Nhật: N2 trở lên (ưu tiên N1)

Có khả năng viết mail, báo cáo, MoM bằng tiếng Nhật

Tiếng Anh cơ bản (optional)

🔹 4. Điểm cộng (Nice to have)

Có kinh nghiệm làm BrSE / PM với khách hàng Nhật

Đã tham gia các dự án lớn (banking, e-commerce, platform)

Hiểu về system architecture / cloud / non-functional

Có chứng chỉ PMP / PMI / ITIL

🔹 5. Quyền lợi

Tham gia chương trình quy mô lớn, multi-vendor

Làm việc trực tiếp với khách hàng Nhật Bản

Cơ hội phát triển lên PM / Program Manager

🔹 6. Key KPI

Tiến độ tổng thể program

Tỷ lệ deliverable đúng hạn

Chất lượng MoM & report (đúng, đủ, kịp thời)

Hiệu quả follow-up action items

Mức độ hài lòng của stakeholder